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| State audit rates Sparta court 'poor' |
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Posted: Friday, December 2, 2011 11:05 am |
State Auditor Tom Schweich Dec. 2 released the completed audit report of the 38th Judicial Circuit, City of Sparta Municipal Division. In the areas audited, the overall performance of this entity was rated poor.
“I am hopeful the recommendations and findings in this report will help court officials make significant, lasting changes for the City of Sparta,” Auditor Schweich said.
The audit identified significant weaknesses with receipting and depositing procedures, making it difficult to ensure all monies are accounted for properly. Monthly lists of liabilities are not accurate, and the municipal division bank account does not have adequate funds to pay everything owed because the municipal division overpaid the Police Fund by almost $2,000.
The municipal division does not adequately segregate the duties of receiving and depositing monies from that of recording transactions and does not provide sufficient supervision or review of these duties. Proper segregation of duties or a documented independent review helps safeguard against possible loss or misuse of funds.
The municipal division did not prepare and file with the city a monthly list of all cases heard, as required by state law. The municipal division did not maintain a comprehensive list of all monies owed by defendants, making it difficult to monitor the amounts due and ensure payments are processed correctly. Moreover, some court records were left unsecured on top of the court clerk’s desk, which is often used by other city employees and volunteers; such records should be secured to maintain the integrity and confidentiality of the information.
Neither the city police department nor the municipal division adequately accounts for the numerical sequence and ultimate disposition of traffic tickets issued. In addition, voided tickets are not tracked, and the disposition of each ticket is not recorded, making it difficult to ensure all tickets issued are properly submitted for processing.
To view the complete report, Citizens Summary and audit rating scale, visit: http://auditor.mo.gov/press/2011-109.htm
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